Автоматизация процессов управления персоналом

Компании автоматизируют работу с персоналом, передавая компьютеру те процессы, которые он выполнит эффективнее, чем кадровые специалисты. Фактически, автоматизация управления персоналом в организации – это внедрение программы, систематизирующей бизнес-процессы и выполняющей часть функций без участия человека.

Система автоматизации должна быть обоснована и ориентирована на особенности конкретной компании. Чаще ее вводят на крупных предприятиях и в фирмах с большим числом сотрудников, но сегодня разработаны платформы для организаций среднего и малого бизнеса. С экономической точки зрения кадры – это мощный элемент компании, поэтому кадровая структура должна надежно функционировать. Грамотно используя рабочий потенциал, фирма будет планомерно и последовательно развиваться.

Должностные обязанности и производственные задачи должны реализовываться в точности и быть подконтрольны отделу кадров и менеджерам, занимающим управляющие должности. Современные программы по управлению человеческими ресурсами (НRM) предоставляют решения в области аналитики и плодотворного взаимодействия персонала с администрацией.
Автоматизированную систему управления человеческим капиталом также называют Human Capital Management (HCM); и WorkForce Management (WFM). Можно выделить основные задачи программы управления кадрами: снижение потерь, проведение расчетов и учет выполнения бизнес-процессов.

Аналитика и статистика благодаря упорядоченной информационной базе дают достоверные результаты, на основе которых принимаются управленческие решения. Оценка результатов деятельности в области человеческого капитала позволяет строить НRM политику на основе конкретных показателей каждого работника. Разработанные компьютерные платформы проводят всеобъемлющий анализ процесса работы сотрудников.
Информационные системы открывают данные для принятия управленческих решений в областях:

Перемещение штатных единиц. Данные о текучке позволяют экономить на затратах на поиск новых сотрудников. Анализ показателей работы специалистов предоставляет информацию, на основе которой можно производить важные кадровые перестановки.
Развитие персонала. Контроль условий труда, результатов обучения сотрудников, анализ затрат на развитие кадров.
Мотивационная стратегия. Формирование и корректировка систем мотивации, статистика кадрового потенциала.

Российский рынок активно внедряет автоматизированные системы управления человеческим капиталом. Изначально они появлялись в иностранных компаниях, ведущих деятельность на территории России. Позже крупные предприятия стали внедрять программы для регуляции кадров.
Понятия и принципы работы электронных средств, применяемых в управлении персоналом
Электронное средство в работе с человеческими ресурсами – это интегрированная программа, автоматизирующая процесс в сфере управления персоналом. WorkForce Management работает комплексно, влияя на следующие внутренние процессы организации.

 

Современные информационные технологии открывают широкие возможности для систем HCM. Существуют компании-разработчики, специализирующиеся на выполнении программой конкретных задач, и универсальные платформы, обладающие максимальным функционалом.

Все программы настроены на три направления:
внедрение в бизнес-процессы инноваций
эффективность кадровой структуры
поддержка работоспособности

Фокус внимания готовых программных решений направляется на три области. 

Отношение персонала к внедрению информационной системы

Работникам комфортно, когда оценка их деятельности производится искусственным интеллектом без предвзятости. Исключается роль субъективных факторов и человеческих отношений, что провоцирует здоровую конкуренцию в коллективе. Объективные результаты стимулируют каждого сотрудника в отдельности и подразделения в целом.
Открытая система контроля улучшает дисциплину, помогает направить внимание руководства на каждого работника. Технологичный подход помогает стимулировать работоспособность персонала.
Кадровое управление с использование информационных технологий отличается от автоматизированного управления материальными активами. Финансовые показатели основаны на данных и цифрах, которые предлагают предсказуемый результат. Система HR основана на работе с людьми, которые обладают психоэмоциональными качествами. Они самостоятельно принимают решения и дают оценку ситуации. Анализировать и прогнозировать поведение сотрудника сложно.

Принципы работы электронных средств НRM

Программное обеспечение управления кадрами позволяет контролировать полный цикл этого процесса на предприятии. Кадровое взаимодействие основывается на различных инструментах, собранных в одной системе.

Электронные средства автоматизируют следующие процессы:

подбор персонала
обучение сотрудников
распределение задач
контроль выполнения
обратная связь
взаимодействие между коллегами и отделами
информационная поддержка
оценка
обмен опытом
мотивационные схемы

При внедрении IT-платформы модули проектируются в соответствии с регламентами и нормами компании. Учитывается организационная структура, профессиональные задачи.

Автоматизация подбора персонала включает:
Систематизацию документов
Плановое обучение
Первичное общение с соискателями
Адаптация работников
Переквалификация

Электронный учет кадров

Автоматическая система учета контролирует перемещение сотрудников: в декрет, на пенсию, фиксирует причины увольнения (переезд, предложение от конкурента).
Программа отслеживает перемещение сотрудников по карьерной лестнице, переводы между отделами, отпуска, больничные листы.
Платформа автоматизирует выдачу справок, хранит личные дела, регистрирует заявления.
Открывает доступ для новых сотрудников, ограничивает в соответствии с должностными инструкциями. Закрывает доступ к корпоративным ресурсам в процессе увольнения, защищая конфиденциальность информации.
Поддерживает имидж компании, отслеживает отзывы в сети, в том числе бывших сотрудников.
Отмечают время прихода и ухода, обеденных перерывов.

Управление мотивацией

Система автоматически рассчитывает премии, бонусы KPI, надбавки за работу в определенных условиях, учитывает сверхурочный труд. Рассчитывает заработную плату на основе ставки и отработанных часов по учетному табелю. Вычисляет налоговые вычеты. Формирует данные об отпускных, больничных, командировочных выплатах.
Программное обеспечение увеличивает скорость обработки этой информации до десяти раз, в сравнении с человеческими показателями. Платформа рассчитывает общий бюджет на оплату труда, прогноз и резерв премиальной части.

В систему включены обучающие материалы, а также тестирования для проверки знаний сотрудников, которые выявляют квалификацию и степень владения материалом. Понимание уровня квалификации позволяет разрабатывать персональные программы развития и составлять характеристики каждого работника. Результаты проверки помогают планировать карьеру персонала. Программа автоматически заполняет документы для аттестации.
Отдельным модулем система может вести учет социальной активности кадров. Участие в мероприятиях, инициативность, общественная деятельность, прилежность, отношение к обязанностям.

Оценка работы персонала

Программное обеспечение Human Capital Management оценивают полезность каждого сотрудника для предприятия. Оно проводит эффективности, результативности, скорости работы. Ведет учет дисциплинарных нарушений и контролирует занятость в течение рабочего дня.

Анализ результатов сотрудников позволяет руководителям принимать решения:

обеспечить платформу для карьерного роста
целенаправленно способствовать повышению квалификации
перемещать внутри отделов или подразделений

Руководство получает основания для увольнения, понижения в должности, сокращения заработной платы или поощрения сотрудника. За внедрение системы в организацию отвечает руководство, принимающее решения. Технические вопроса ложатся на специалистов IT отдела. В организации назначается Project Manager, который встраивает и администрирует систему в структуре предприятия. Первым этапом идет составление бюджета, проектирование, определение графика, разработка ТЗ.

Составление ТЗ

При внедрении автоматизации управления персоналом компании учитывают следующие пункты:
Возможность масштабирования системы в процессе роста организации
Управление доступом. Иерархичность доступа к информации и программным блокам.
Простая интеграция с существующим ПО
Сохранение и безопасность данных
Надежность работы, сервисная поддержка
Гибкость. Внесение изменений в конфигурацию, корректировка настроек для конкретного пользователя.
Дистанционная работа с филиалами, подразделениями в других городах и странах.
Скорость окупаемости. Программа автоматизации кадровой работы окупается в короткие сроки. Современные системы имеют значительный коэффициент возврата инвестиций, даже при высокой стоимости внедрения. Экономический эффект отслеживается на крупных, средних и малых предприятиях, превышая расходы на покупку и установку электронной платформы.

Принципы работы электронной программы управления персоналом открывает преимущества для фирмы, связанные с упорядочиванием учета, но и вызывают отторжение среди коллектива из-за отсутствия персонального подхода.